研究生教育管理系统内在线申报审批

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1、所有公派出访必须在执行出访任务前完成校内审批，以查看系统内审批流程中国际处/港澳台办公室通过为准。建议学生至少提早3-4周申报审批并及时跟进审批进度。

2、出国（境）证明可在出访回来后办理报销手续时直接领取，但自费出访、需提前借款和需使用学校组织机构代码材料的，在审批通过后可提前前往系统通知地点领取。

1、学生出国（境）证明为校内审批后获得材料，仅有一份原件，不得在申办签证时交给任何使领馆/签证中心，不得携带出国（境），丢失不予补办。

2、学生办理签证所需在读证明、费用证明或派遣函，请到各自学院或给予资助的相关部门开具，国际处无法提供。

3、学生办理签证如需学校事业单位法人证书复印件，请携带相应国家使馆签证要求来办理，如使馆签证要求中并无此项，只是中介机构需要，将不予协助学生办理。（此项需通过审批后才可协助提供）

4、如您申请了导师或校内相关部门资助，请务必自行留存资助经费卡卡号信息，以免因后续无法从资助方处查询到卡号影响报销。

5、如出访时所乘坐航班为非国内航空公司航空，请在出访前或回国（境）报销时填写《乘坐非国内航空和更改中转地申请表》并在国际处/港澳台办派出事务室和计财部主楼130A签字。研究生如申报审批时已选择乘坐非国内航班并通过审批的，请直接截图打印系统内审批表附在报销材料里。

6、严格按照审批执行任务，不得出现无故超期、在未批准城市停留、住宿等违规违纪情况，特殊情况需提前与学院或国际处/港澳台办公室报备。

7、材料递交和领取地址：

中关村校区：研究生楼教师服务大厅外事服务区

良乡校区：北校区教师服务大厅

8、咨询电话：68912389

1、《北京理工大学学生公派出国（境）申请表和填写说明》1份（注意：该申请表不得涂改，申请表仅一页纸，不得打成两页）

2、正式邀请函1份（注：日本的邀请函为日文的“三书一表”，日本使领馆网站可查看样本）

3、邀请函中文翻译件（自行翻译即可）1份

4、日程安排表1份（请标明每一天在外活动情况以及抵离境情况，日程表见第一项申请表word文档最后一页）

5、参加国际学术会议和比赛的，申请人须填写《出国（境）参加会议申请卡片》1份（该卡片见第一项申请表word文档第二页和第三页）

6、长期出访（三个月以上）学生团组需提交学习或研修计划

7、学生出国（境）外事纪律承诺书（打印后，所有成员签字，随其他材料一同递交）